Статті

<<<повернутись на попередню сторінку>>>

 

26.01.2016

 

Зберігання та знищення документів госпдіяльності - законодавчі та практичні аспекти

 

Частково неврегульоване раніше на законодавчому рівні питання зберігання документів, що утворюються у процесі господарської діяльності підприємства та свідчать про здійснені госпоперації, було додатково врегульоване нормами Податкового кодексу України (далі – ПК України). Розглянемо порядок зберігання бухгалтерських та інших пов'язаних із ними документів, їх архівування та знищення.

Первинна бухгалтерська документація – чудове джерело інформації про ваше підприємство для контролюючих органів. Найпростіший спосіб позбутися неприємностей – знищити “незручні” документи або просто зменшити обсяг архіву. Тим більше, що законодавство дозволяє це зробити самостійно.

На підприємстві з часом накопичуються документи із різним строком зберігання. Їх слід періодично перевіряти та виявляти ті, які підлягають знищенню (якщо законодавство дозволяє їх знищити), або передавати до архіву.

Але, забігаючи наперед, на практиці справи набагато простіші, як і сама процедура. Однак, не завадить буди максимально обізнаним у цьому питанні та обкластись всіма можливими і неможливими папірцями для забезпечення максимально неруйнівного тилу!

Тепер про всі ці тонкощі по порядку і доволі детально.

Як зберігати та архівувати документи

Податковий кодекс частково врегулював питання зберігання бухгалтерських документів, їх відновлення у разі втрати. Проте одразу зазначимо, що законодавче врегулювання цієї проблематики залишається недостатнім. Насамперед питання архівування документів врегульовано лише на випадок ліквідації підприємства, тимчасом як процес знищення документів податкове законодавство не регулює взагалі, — тож у цьому аспекті слід користуватися нормами законодавства про архівну справу. Але це законодавство і відповідні підзаконні акти врегульовують відповідні питання по-іншому, а в дечому і суперечать ПК України

Згідно з п. 6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88 (далі – Положення №88), первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву підприємства, а до моменту такої передачі зберігаються у бухгалтерії підприємства. Згідно з цим Положенням, зберігання, оформлення і передачу документів до архіву забезпечує головний бухгалтер. Проте згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну несе керівник підприємства. Для цього він має створити відповідні умови. Зокрема, згідно з названим Положенням, у бухгалтерії документи мають зберігатися у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах (тобто саме керівник зобов'язаний забезпечити обладнання відповідних приміщень або придбання шаф).

Якщо у вас виникає проблема з впорядкуванням документів, потрібно взяти до уваги ще й “свіжий” Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004 з наступними змінами та доповненнями (далі – Порядок № 1004).

Загальний термін зберігання документів

Пунктом 44.3 ПК України встановлено обов'язок платників податків «забезпечити зберігання документів, визначених у пункту 44.1. цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності». Звернімо увагу: цей строк відраховується саме від фактичної дати подання звітності, а не від граничного строку для її подання.

А в разі неподання звітності щодо відповідного податку і збору платник податків все одно зобов'язаний забезпечити збереження документів протягом 1095 днів з передбаченого ПК України граничного терміну подання такої звітності.

Слід акцентувати увагу, що ПК України не єдиний нормативно-правовий акт, який визначає терміни зберігання документів. Тим паче, що останній визначає такий термін лише для загальних документів, пов’язаних із веденням господарської діяльності, однак не деталізує такі.

Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений Наказом Міністерства юстиції України за № 578/5 від 12.04.2012 року (далі – Перелік № 578/5). В минулому – Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41 і зареєстрований в Мін’юсті 17.09.98 р. за № 576/3016.

Перелік № 578/5 не є вичерпним. Але у ньому зазначені “уніфіковані” документи, які використовуються на підприємствах та в організаціях. Він залишається єдиним нормативним актом, який встановлює строки знищення документів. У ньому зазначені назви документів, строки їх зберігання та особливі примітки, які потрібно враховувати при знищенні.

Строк зберігання на випадок перевірки

У разі якщо бухгалтерські документи пов'язані з предметом перевірки (процедурою оскарження прийнятого податкового повідомлення-рішення) або судового розгляду, то згідно з п. 44.4 ПК України вони повинні зберігатися до закінчення перевірки (строку оскарження прийнятих за її результатами рішень) та/або вирішення справи судом, але не менше зазначеного вище терміну 1095 днів. Але іноді податкове зобов’язання може бути донараховане і за більший період. Наприклад, під час розслідування кримінальної справи та в деяких інших випадках важливо, чи були документи предметом перевірки.

Оскільки ми порушили це суто практичне питання з погляду можливого судового спору з податковим органом, то варто зазначити, що документи у цьому разі слід зберігати доти, доки не буде одержано рішення найвищої судової інстанції.

Втрата і відновлення документів

Відповідно до п. 44.5 ПК України, у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. При цьому платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу (зазначене стосується і митних органів). У разі неможливості проведення перевірки платника податків у випадках, передбачених цим підпунктом, терміни проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків.

До речі, на сьогодні немає документа, який би встановлював саме порядок відновлення втрачених чи пошкоджених документів. Не передбачено, наприклад, що на них має бути напис «Відновлено» чи «Дублікат» тощо. Тож, на нашу думку, відновлені документи можуть бути просто ново виготовленими оригіналами (в такому разі навіщо взагалі про такий факт повідомляти треті сторони?!). За потреби про їх відновлення може свідчити листування сторін.

В даному випадку є сенс повторити питання – навіщо нагромаджувати архіви документів, якщо їх можливо описати і знищити, при цьому не переймаючись в подальшому їх збереженням?

Якщо документи не збережено

ПК України в п. 44.6 передбачає презумпцію, відповідно до якої у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені у абзаці другому пункту 44.7 статті (протягом 5-ти робочих днів без уточнення втрачено документи чи ні) платник податків не надає посадовим особам податкового органу, які проводять перевірку, документи, то вважається, що їх платник податків не мав на час складення такої звітності. Звичайно, якщо названі документи підтверджували факти здійснення господарських операцій, що впливали на зменшення об'єкта обкладення певним податком, це потягне за собою донарахування податкових зобов'язань.

Крім цього, статтею 121 ПК України передбачено фінансову відповідальність платника податків за «незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом». Сума штрафу становить 510 грн, а в разі повторного вчинення протягом року після застосування штрафу за таке саме порушення — 1020 грн.

Читачі відразу збагнуть, що це доволі гарний метод, яким можна скористатись в разі назріваючої податкової перевірки або інших неприємностей – фактично «втратити» проблемні документи. Однак, даючи скоріше не рекомендацію, а пораду хочемо сказати наступне. Будь-які дії, які вчиняються умисно необхідно проаналізувати, змоделювати всі можливі варіанти розвитку подій, зважити всі за і проти із ОБОВ’ЯЗКОВИМ залученням максимальної кількості перевірених і довірених спеціалістів. А також пам’ятати про норми Кримінального кодексу України!

Архівування документів

ПК України не встановлює загальних правил щодо передачі бухгалтерських документів до архіву, передбачаючи лише у п. 44.3 Кодексу, що в разі ліквідації платника податків документи за період його діяльності не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

До речі, спеціальних законів чи актів Кабміну, які б установлювали нормативні вимоги до архівування бухгалтерських документів, на сьогодні немає. Однак наявні спеціальні нормативні документи, які визначають вимоги до архівної справи в цілому для державних органів, підприємств, установ та організацій. Нажаль, регуляторні документи доволі розрізнені, а відповідні норми в більшості випадків необхідно компонувати і зв’язувати в єдине із всього клубка відсилок і часткових згадувань деінде. Однак, як всі знають, контролюючі органи саме на таких неточностях і виїжджають із своїми накладеними штрафами. Тому, пам’ятаючи приказку, що «у мутній воді краще риба ловиться», повторно радимо обкладатись «фільтруючими» папірцями…

Додатково, відповідно до Закону “Про Національний архівний фонд і архівні установи” від 24.12.93 р. № 3814-XII, підприємства, установи й організації незалежно від форм власності та об’єднання громадян створюють експертні комісії для проведення попередньої експертизи цінності документів і подання її результатів на затвердження експертно-перевірних комісій відповідних державних архівних установ.

Вказаний Закон визначає архівний документ як «документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об'єкт рухомого майна».

Для прикладу, відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 року за № 1242 (раніше Постановою від 17.10.97 року за № 1153), завершені у діловодстві справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні бути здані до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можна передавати до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Дія згаданого на початку даної статті Порядку № 1004 поширюється не лише на архівні установи, а й на усіх суб’єктів господарювання (крім приватних підприємців, у яких комісію складно створити і для яких досі не встановлено порядку роботи з документами). Хоча у листі від 07.06.2006 р. № 03-622 Держкомархів України зазначає, що оскільки порядок роботи з документами приватних підприємців – фізичних осіб поки що не унормовано, їм слід керуватися загальними нормами щодо підприємств і тим порядком зберігання та знищення документів, який поширюється на юридичних осіб.

Заборона знищення документів

Відповідно до ст. 32 Закону № 3814, підприємства, установи й організації, що грунтуються на приватній формі власності, об'єднання громадян та релігійні організації зобов'язані забезпечити збереженість документів, що накопичилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності у порядку, встановленому цим Законом.

Порядок №1004, не даючи визначення поняття «документ», встановлює заборону на знищення документів без попередньої експертизи їхньої цінності. Саме на цій забороні ґрунтується потреба в експертизі під час відбору документів на знищення.

Що таке НАФ?

Закон № 3814 визначає, що Національний архівний фонд (далі — НАФ) призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожної людини. Названий Закон передбачає, що НАФ формується у порядку, встановленому цим Законом, з архівних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їхніх об'єднань.

Отож законодавством не визначено конкретних критеріїв віднесення документів до НАФ, що підкреслює важливість проведення їх експертизи перед знищенням.

Експертиза цінності документів

Відповідно до Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи.

Склад комісії з проведення експертизи цінності документів підприємства, установи й організації, що грунтуються на приватній формі власності, та положення про неї затверджують керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу такої комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи.

Пунктом 23 Порядку №1004 передбачено, що експертна комісія юридичної особи приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), зокрема, проектів таких документів, як акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

Експертна комісія є дорадчим органом. Її рішення затверджують керівники установи, підприємства, після чого вони стають обов’язковими для виконання структурними підрозділами установи чи підприємства.

Порядок № 1004 визначає процедуру створення комісій з проведення експертизи цінності документів та організацію їх діяльності. Тобто для того, щоб знищити документи, спочатку потрібно скласти протокол засідання експертної комісії. Ця комісія повинна складатися з працівників підприємства, а засідання проводиться один раз на рік. Як правило, головою експертної комісії призначають заступника директора, фінансового або комерційного директора, а до її складу включають головного бухгалтера, працівника кадрової служби або іншого працівника, який працює з документами. Так, пункт 14 Порядку № 1004 визначає, що «до складу експертної комісії державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об’єднання громадян, релігійної організації (далі – юридичні особи) включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів, а також представники експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних (…), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи. Голову експертної комісії, яким, як правило, є заступник керівника юридичної особи, призначає керівник такої юридичної особи».

На що потрібно звернути увагу? Це те, що комісія приймає рішення про схвалення акта про вилучення документів, які підлягають знищенню. Один із членів комісії повинен доповісти (принаймні це потрібно відобразити у протоколі) про те, що на підприємстві було переглянуто документи за певний період. При цьому згідно з Переліком № 578/5 виявлено, що закінчився строк зберігання певних документів і вони підлягають знищенню, оскільки не становлять для підприємства цінності.

Пропонується затвердити акт про вилучення документів для їх знищення та опис справ постійного зберігання. На цьому робота з упорядкування документів не закінчується, оскільки самостійно підприємство не може затвердити такий акт і на його підставі знищити документи. Схвалені комісією підприємства акти разом з описом справ постійного зберігання подаються на погодження експертній комісії відповідного архівного відділу (експертно-перевірної комісії).

Без погодження з експертною комісією відповідного архівного відділу забороняється вилучення документів та їх подальше знищення. Пункт 6 № 1004 визначає наступне:

«Заборонено:

1) знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;

2) вилучати з Національного архівного фонду документи:

- створені у період до 1946 року;

- з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них, з політичних чи ідеологічних міркувань».

Визначення строків зберігання документів

Основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання та для знищення типових документів, є Перелік № 578/5, затверджений і зареєстрований у Мін'юсті. Цей документ встановлює строки зберігання типових документів, у т. ч. бухгалтерських. Зазначені строки встановлені окремо для двох категорій організацій: тих, у яких утворюються документи НАФ, і тих, у яких такі документи не утворюються. Проте визначити, чи утворюються документи НАФ на підприємстві, в організації, — можна лише за умови проведення вищезазначеної експертизи (ст. 6 Закону № 3814).

Як випливає з аналізу наведених норм чинного законодавства, строк зберігання бухгалтерських документів має бути не менший ніж 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПК України граничного терміну подання такої звітності (як це передбачено ПКУ). Після закінчення цих строків підприємство не нестиме передбаченої ПК України відповідальності за незабезпечення збереження документів і, з огляду на закінчення строків давності, йому не може бути визначено податкове зобов'язання контролюючим органом (хоча, як ми зазначали вище, за наявності спору може бути доцільним подбати про триваліше збереження документів). Проте знищувати документи без експертизи платник податків не має права.

Де архівуються документи

Наступні три абзаци носять виключно інформативний характер та фактично не мають практичного значення для суб’єктів господарської діяльності…

Відповідно до ст. 31, 32 Закону № 3814, органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні та комунальні підприємства, установи й організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що накопичилися за час їхньої діяльності. Підприємства, установи й організації, що грунтуються на приватній формі власності, об'єднання громадян та релігійні організації мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам.

Саме до таких архівів належать архіви підприємств, де відповідно до Положення №88 зберігаються документи протягом встановленого терміну зберігання.

Крім цього, стаття 33 Закону № 3814 передбачає можливість створення архівних установ фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, які в установленому законом порядку мають право зберігати архівні документи, що не належать державі та територіальним громадам. У цих архівах можуть міститися документи НАФ, проте нормативними актами не передбачено можливості залучення представників цих архівів для проведення експертизи документів замість представників державного архіву.

Знищення документів

Чи можна знищити документи самостійно, без погодження з працівниками Держархіву? Наприклад, провести експертизу цінності документів та скласти відповідний акт (списання, знищення тощо), а потім знищити документи (спалити або здати у відповідну установу на переробку).

Як уже зазначалося вище, для знищення документів потрібно організувати їх експертизу та відбір для знищення. Для цього спеціально створена експертна комісія підприємства (установи, організації), до якої залучається представник державного архіву, розглядає питання та приймає рішення про схвалення і подання відповідній експертно-перевірній комісії актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

За результатами експертизи цінності документів та засідання комісії, остання складає акти про виділення справ на знищення, а також описи справ постійного, тривалого зберігання для передачі в архів. Вказані акти затверджуються керівником підприємства в обов’язковому порядку.

Дуже важливо перевіряти перед утилізацією кожний папірець, щоб не знищити випадково важливі матеріали, які ще потрібні. Складання акту списання бухгалтерських документів є обов'язковим для всіх підприємств, тому що він не тільки підтверджує фізичну ліквідацію документа, але і є доказом самого факту його існування. При необхідності за допомогою таких актів можна простежити долю того чи іншого документа.

Відібрані до знищення (списання) документи можна передати організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здача документів оформляється приймально-здавальними накладними (Перелік № 578/5). Відповідно до роз’яснень, викладених в листі відділу формування Національного архівного фонду і діловодства Державного комітету архівів України від 12.01.2001 р. № 05-26 (далі — Лист № 05-26) віднесення організації до категорії, що займається заготівлею вторинної сировини, підтверджується її уставом, затвердженим і зареєстрованим у встановленому порядку.

 

Підсумовуючи та скорочуючи все вище викладене до табличного вигляду, окреслимо покроковість необхідних дій:

1. Прийняття управлінського рішення щодо доцільності та необхідності списання (знищення) застарілих і непотрібних документів;

2. Визначення документів, термін зберігання яких сплинув і на знищення яких наявні всі законні підстави;

3. Створення належним чином експертної комісії, яка буде проводити експертизу визначення цінності документів, які підлягають до списання (знищення). Під належним чином розуміється оформлення відповідними наказами по підприємству;

4. Оформлення описів списуємих (знищуваних) документів та затвердження Акту результатів проведеної експертизи цінності таких документів з його наступним погодженням керівником підприємства;

5. Визначення методу такого списання (знищення) документів – передача організації, яка займається заготівлею вторинної продукції (макулатури) в первинному вигляді або після їх пошкодження (різання в шредері, звичайного розірвання вручну тощо); спалення або іншим чином;

6. Оформлення та затвердження Акту списання (знищення) документів із зазначенням всіх можливих даних у вказаному Акті;

7. Безпосередньо фізичні дії, направлені на пряме знищення документів, які на той момент будуть не чим іншим як макулатурою.

 

Сподіваємось, що даний матеріал матиме практичне значення для читачів. Однак хочемо додати наостанок, що оформлення вказаних підтверджуючих документів краще доручати своїм юристам, які належним ином їх сформулюють та оформлять. В інакшому випадку звертайтесь до сторонніх спеціалістів. Оскільки якісно і професіонально оформлені документи – запорука успіху та зведення ризиків до мінімуму!

 

Підготував:

 

Керуючий партнер, Адвокат

Олександр Расторгуєв

 <<<повернутись на попередню сторінку>>>